Was ändert sich konkret?
Empfangen, Senden, Format — die drei Punkte
Empfangen
Seit 2025 muss jeder B2B-Empfänger E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Dafür reicht schon ein Programm, das sie öffnet und verbucht.
Senden
Die Versandpflicht kommt gestaffelt, mit Übergangsfristen. Papier- und einfache PDF-Rechnungen im B2B laufen nach und nach aus.
Format
ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteten XML-Daten. XRechnung ist reines XML und wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt.
Kleiner Betrieb, viel Aufregung?
Muss ich als kleiner Betrieb jetzt handeln?
In den meisten Fällen ist die Umstellung weniger dramatisch, als sie klingt. Wichtig ist zunächst nur, dass Ihr Betrieb E-Rechnungen anderer Unternehmen empfangen und ablegen kann — dafür genügt eine Software, die diese Formate liest. Auf der Versandseite gelten Übergangsfristen, sodass niemand von einem Tag auf den anderen alles umstellen muss.
Wer ohnehin eine moderne Handwerkersoftware für Angebote und Rechnungen nutzt, bekommt die E-Rechnung in aller Regel einfach mitgeliefert. Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt, das Programm erzeugt im Hintergrund das passende Format. Ein zweites Werkzeug oder ein separater Dienst ist dafür nicht nötig.
Schon eingebaut
Nichts extra einrichten
Sehen, wie ein Angebot in flexx·Handwerk entsteht
Gewerk wählen, Positionen antippen, Menge eingeben — Sie sehen sofort eine Richtwert-Spanne. Aus dem angenommenen Angebot wird später die Rechnung, als E-Rechnung. Ohne Konto, in zwei Minuten.
Passt dazu
Mehr aus dem Büroalltag
Häufige Fragen
E-Rechnung im Handwerk — kurz erklärt
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht im Handwerk?
Im B2B-Bereich müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zum Versand strukturierter E-Rechnungen wird in den Folgejahren gestaffelt eingeführt, mit Übergangsfristen. Welche Frist und welche Umsatzgrenze für Ihren Betrieb konkret gilt, hängt vom Einzelfall ab — das klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Dies ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Sie sehen also wie gewohnt eine PDF, im Hintergrund liegen die Daten maschinenlesbar mit. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtdokument und wird vor allem bei öffentlichen Auftraggebern verlangt. Beide erfüllen die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung.
Reicht eine PDF-Rechnung noch aus?
Eine einfache PDF ohne eingebettete strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Vorgaben. Im B2B laufen reine PDF- und Papierrechnungen mit Übergangsfristen aus. Ob und wie lange Sie im Einzelfall noch PDF verwenden dürfen, hängt von der Konstellation ab und sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
Was muss ich als Handwerksbetrieb praktisch tun?
Praktisch geht es um zwei Dinge: E-Rechnungen anderer Betriebe empfangen und verarbeiten können, und selbst E-Rechnungen in einem zulässigen Format erzeugen können. Wer eine moderne Handwerkersoftware nutzt, die E-Rechnung bereits mitbringt, muss dafür nichts zusätzlich umstellen. Die genaue Umsetzung im Einzelfall besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.